¿Cómo valoro la calidad de mis productos? [PLANTILLA INCLUIDA]

En los últimos años, con el aumento de competencia a nivel global y la creciente exigencia de todos los consumidores, el garantizar un producto final de calidad no es una apuesta estratégica diferenciadora, sino un requisito para poder seguir compitiendo en este nuevo entorno.

Tanto si eres fabricante como si tu empresa compra productos terminados, es muy importante controlar la calidad de estos productos, y realizar inspecciones de estos.

Una parte de mi trabajo ha consistido en el control de la calidad de los productos terminados que se adquirían en Asia para posteriormente exportarlos a Europa o América. Realizar estas inspecciones en el país de origen nos va ayudar a prevenir muchos problemas posteriores como reducir el número de devoluciones de los productos o evitar problemas en las aduanas. Con el fin de obtener clientes satisfechos con la calidad de nuestros productos.

El objeto de este procedimiento es establecer una metodología  para la revisión del sistema de calidad para asegurar y valorar la calidad de los productos antes de la recepción por parte del cliente. El objetivo es asegurar el control del proceso mediante la utilización de métodos estadísticos.

Esto lo vamos a conseguir con una inspección pre-embarque, se trata de una inspección de muestras aleatorias que consiste en una inspección detallada de productos acabados antes del envío.

Preparación

LUGAR

Una vez esté completo el pedido antes del envío,  el director de inspecciones acudirá a la fábrica a realizar la inspección oportuna, en ningún caso serán inspeccionados fuera de la fábrica. El motivo de este es que las muestras seleccionadas puede no ser aleatoria sino seleccionada por el fabricante, además de ver el estado en el que se encuentra toda la mercancía por ejemplo en lugares mojados, sucio, etc. Viendo alterado el resultado de la inspección.

MOMENTO

Existen cuatro tipos de inspecciones según el porcentaje de la producción terminada, en el caso que estamos analizados utilizaremos la “Inspección pre-embarque”. Con esta inspección aprobada se podrá autorizar el envío y realizar el pago final al fabricante.

La inspección se llevará a cabo al final de la producción. Debe estar todos los bienes terminados y disponibles para el muestreo y el embalaje debe estar casi terminado (al menos al 80%). Se deben respetar estas condiciones, de manera que la fábrica no oculte bienes defectuosos.

Como en todos los sectores y empresas, hay cosas que son para ayer, entonces lo recomendable para envíos urgentes en los que no dispongamos de ese tiempo adicional, lo aconsejable es realizar la inspección dos días antes de la fecha de salida de la fábrica. En este caso se podrá realizar la inspección siempre que queden menos de 1 ó 2 días para tenerlo todo preparado. De lo contrario no habría tiempo de reacción y reparaciones, el inspector no tiene tiempo de escribir un informe o el encargado de producto no dispondría de tiempo para tomar una decisión.

Aplicación de métodos objetivos.

¿Cómo podemos saber sí un producto está apto o no para su comercialización? Estableciendo métodos objetivos en la inspección y focalizados en los errores más comunes según tipología de producto. Esto quiere decir que no debemos quedarnos en métodos subjetivos, si no ir analizando cada una de las funcionalidades de producto, así como su apariencia.

Yo soy participe de utilizar las tablas NCA (Limite de calidad aceptable) o más conocidas sus siglas en inglés: AQL, que forman parte del  ISO 2859-1.

Y estos defectos pueden clasificarse en tres niveles:

Tablas AQL. Muestreo de la inspección.

Las tablas AQL ayudan a determinar el tamaño de la muestra a inspeccionar de acuerdo a la cantidad total de su pedido y de acuerdo a tu nivel de exigencia. Puedes elegir entre tres niveles, siento el tercero el más exigente, y el 1 el que menos.

Diferentes niveles de inspección proporcionan la misma protección al fabricante pero diferentes niveles de protección al consumidor. Hay hasta siete niveles de inspección, a continuación tienes los niveles de inspección general I,II y III. Después están los niveles de inspección especial, pero solo se utilizan en casos aislados para productos que requieran de una protección especial. Por ejemplo: que son muy caras realizar esta pruebas, o se realizan pruebas destructivas. Nosotros nos vamos a quedar en los niveles de inspección general, y más concretamente el nivel II, ya que es el nivel estándar.

Tabla AQL para una inspección normal

Con el fin de determinar el tamaño de la muestra nos fijamos en la tabla anterior y vemos en el lado izquierdo el rango de unidades totales de la orden. Por ejemplo si has realizado un pedido de 30.000 unidades, en el nivel II, correspondería la letra M, esto significa que debes inspeccionar al menos 315 unidades. (Esto debes comprobarlo en la segunda tabla, donde en la izquierda tienes la letra, y justo a su lado la cantidad idónea a inspeccionar).

En esta segunda tabla además están los niveles de defectos que van de 0 a  1000. Pero tener en cuenta que la cantidad idónea para bienes de consumo van de 0 a 6,5. Puedes decidir qué nivel quieres aplicar para cada tipo de defecto: críticos, mayores y menores.

Por ejemplo para mis inspecciones escojo: 0,01 para defectos críticos, 0,4 para defectos mayores y 1,5 para los menores.  Con estos valores para una muestra de 315 tenemos que si hay más de 0 defectos críticos, 3 mayores y más de 10 menores debes rechazar la inspección.

Aunque la decisión final la tiene la empresa. La mayoría de los importadores discutirán los resultados de la inspección con su proveedor con el fin de mejorar los procesos actuales. En caso que los resultados de la inspección estén muy cercanos a los límites AQL es importante revisar si este nivel de defectos son aceptables o no.

Plantillas de inspección

Instrucciones: Solo debes rellenar los campos en azul. A continuación tienes paso a paso la estructura de este tipo de informes.

Primera parte: Descripción del pedido/producto a inspeccionar.

Es importante tener bien organizado la información sobre el producto que vamos a inspeccionar, cada empresa es libre de elegir los campos que consideran importantes, algunos de los que yo uso: Cliente, modelo, producto, código EAN, incluso el nombre del inspector que ha llevado acabo el informe.

Además es importante elegir de qué tipo de inspección se trata, y el responsable debe elegir a pesar del resultado estadístico, si acepta/rechazada o hay de nuevo que producir la mercancía. Otro campo a completar es si se trata de la primera inspección, o ha habido varias inspecciones para ese pedido.

Además en esta cabecera de un golpe de vista podemos ver si se acepta o rechaza la inspección porque tenemos el resultado del AQL (rellenando la parte inferior de nuestro documento podemos vincularlo para que aparezca aquí) De manera que nos diga si debemos aceptar o rechazar.

Segunda parte: Test de funcionalidad

Aquí realizaremos un listado de las funcionalidades del producto a inspeccionar. En mi ejemplo os pongo algunas capturas de unos auriculares bluetooth, y algunos atributos que se debían valorar, como por ejemplo: Desde que funcionen los botones, la conectividad, el alcance bluetooth, si se oye eco y otras características que se deben valorar en este tipo de producto.

Solo tienes que escribir la funcionalidad en la segunda columna (Te recomiendo escribir un listado antes de realizar la inspección), y en la tercera puedes hacer una descripción detallada de los errores más comunes, a continuación escribe el número de unidades de los defectos que presenta cada funcionalidad (Clasificando sí es un error crítico, mayor o menor). Si ese ítem no presenta defecto alguno puedes poner un 0 y dejarlo vacío. También puedes añadir un comentario describiendo los defectos encontrados. Al final del bloque se recopilan el número de errores totales y si es aceptada o no por el método AQL.

Tercera parte: Valoración de la apariencia.

Una vez valorado las características funcionales de los productos, valoramos su apariencia y si presenta defectos visuales. En la plantilla se encuentran aquellos ítems que suelen presentar más conflictos una vez producido el producto final. Aquí se incluyen: Polvo, arañazos, logotipos bien impresos, residuos, impresión de los artes finales, que la información impresa sea la correcta, etc. Como en el apartado anterior al final se mostraran los defectos totales, los máximos permitidos por el AQL y el resultado final.

Cuarta parte: Valoraciones adicionales

Se valoraran además los accesorios y componentes incluidos, como pueden ser: Manuales, cables, cargadores, etc. Y su valoración al respecto.

Por otro lado hay un hueco para escribir algunas observaciones de los problemas presentados, y otro apartado que nos permitirá valorar las condiciones de la inspección por si no resultan favorables para realizar la inspección y puede afectar al resultado de esta: Suelo mojado, cristales rotos, los trabajadores de la fábrica no facilitan la inspección, mal almacenada la mercancía, etc.

Quinta parte: Fotos de la inspección

En la siguiente hoja de Excel “Fotos defectos”, se deben enumerar todos los defectos encontrados, con sus respectivas fotos. Además hay que incluir otras fotos genéricas de la inspección en la tercera hoja Excel “Fotos de la inspección”. Como por ejemplo fotos del packaging y los artes finales, para que los revise el/la directora/a de arte, y otros factores como el peso final, y medidas principalmente para el personal de logística. Otros como las cajas inspeccionadas al azar, para tenerlas identificadas. Puedes incluir otras fotos que consideres relevante para después dar una valoración final fuera de la fábrica.

Procedimiento

En primer lugar debemos preparar la inspección para ello elegiremos la hoja de inspección, yo recomiendo tener varias hojas preparadas para distintos productos teniendo distintos atributos. Además debemos comprobar el tamaño de nuestro pedido, y visualizar en las tablas el número de muestras a inspeccionar, y después elegir los lotes y muestras a inspeccionar. Después empezaremos a completar nuestra hoja de inspecciones con información del pedido e iremos comprobando uno a uno todos los atributos, y comprobando si tienen errores y los clasificamos, esto nos como resultado la aceptación o no de la mercancía.

Según los errores

Lo ideal es inspeccionar muestra a muestra y comprobar si funcionan cada uno de los atributos que tenemos en nuestra hoja, como una especie de check list, en el momento que uno falle debemos apuntarlo. Podemos tener el siguiente resultado:

• Sí no se encuentra ningún error, la inspección será aceptada directamente por el director de inspecciones.
• Sí se presenta algún error menor, y ninguno critico o mayor, y se encuentra dentro del AQL la inspección será aceptada directamente por el director de inspecciones.
• Si presenta errores menor superiores al AQL se rechaza la inspección y habría que hacer una segunda inspección, en distinta fecha.
• Sí presenta algún error crítico directamente se reharán todos los productos.
• Sí presenta errores mayores dentro del AQL se consultará al Product Manager sobre la decisión a tomar.
• Si presenta errores mayores por encima del AQL se rehará toda la mercancía y se realizará una posterior inspección.

Segunda inspección

Sí se tiene que hacer una segunda inspección porque la primera ha sido rechazada, yo recomiendo elegir un número mayor de muestras de las recomendadas para asegurar al máximo la fiabilidad. El encargado de producto debe estimar la cifra a inspeccionar y comunicárselo al encargado de la inspección, y examinar otro lote de muestras distinto a las muestras analizadas durante la primera inspección. El lapso de tiempo debe ser pasado unos días cuando la fábrica reponga las unidades fallidas o cuando haya terminado la nueva producción.

¿Cuántas veces podemos realizar este proceso? Yo recomiendo que sí a la tercera inspección no ha sido valida, y siempre dependiendo del contrato establecido con la fábrica se debe pedir a la fábrica el reembolso del importe en depósito (la cantidad inicial que hayamos desembolsado) y cancelar la orden.

Inspección satisfactoria

Sí la inspección ha sido satisfactoria, este documento debe enviarse al encargado de producto, que tendrá la decisión final de la aceptación o no de la mercancía, y que dará orden al personal de logística del envío y carga de estos productos.

Una vez que se haya confirmado que el producto cumple con los requisitos del cliente, se procederá a realizar el embarque siguiendo los requerimientos del cliente y utilizando todas las medidas necesarias de supervisión para preservar la integridad del producto terminado y confirmar que este llegue en buen estado a su destino final.

Claves para el éxito de las inspecciones

A pesar de seleccionar a un buen proveedor es posible que no sea posible aceptar la inspección, bien por malentendidos, recortes, falta de tiempo, falta de trabajadores, etc. Algunos consejos antes de realizar las inspecciones para garantizar el éxito de estas son los siguientes:

• Es imprescindible definir las características del producto de manera precisa.
• Compartir la información con el director de inspección, y explicarle detalladamente cada una de las funciones
• Te recomiendo que si es la primera vez que trabajas con ese proveedor hacer una inspección de la fábrica y ver sus instalaciones.
• Y sí es la primera vez que fabricas el producto, que pidas algunas muestras al fabricante para analizar el producto. De esta manera podrás pactar las condiciones con anterioridad.

Siempre puedes contratar a una empresa externa para que realice este tipo de inspecciones, pero sí normalmente te dedicas a la compra de productos y no es de manera puntual puedes incorporar una persona responsable para este tipo de inspecciones.